Kalo kamu kuliah di UGM, pasti bakal sering berhadapan sama banyak event yang kece. Apalagi kalo kita jadi anak UKM atau organisasi gitu. Pasti pengen kan ngadain acara yang pembicaranya orang-orang gede gitu? I means RI 1, RI 2, menteri dan jajarannya.

Sebelum bikin event, kenali dulu bagian humas dan keprotokolan UGM. Siapa mereka? Sependek pengetahuanku, bagian humas dan keprotokolan UGM ini yang menyiapkan acara-acara formal seperti konferensi internasional, konferensi nasional, dan berbagai acara kenegaraan yang diselenggarakan di UGM, semacam event organizer UGM gitu lah. Mereka ga main-main buat urusan seperti ini. Ada standar tertentu untuk memberikan pelayanan terbaik bagi tamu-tamu kehormatan yang diundang. So, kita harus berkoordinasi penuh dengan mereka.

Nah, ternyata, ada beberapa hal yang perlu kita ketahui dulu sebelum ngadain acara kaya gini.

1. Siapa yang ingin kita undang?

Let’s say presiden. Maka presiden akan membawa menteri dan ajudan. Sebagai liaison officer dalam acara seperti ini adalah rektor atau jajarannya. Sebagai tuan rumah adalah gubernur atau jajarannya.

Let’s say menteri. Maka menteri akan membawa direktur jenderal (dirjen) dan ajudan. Sebagai liaison officer dalam acara seperti ini adalah rektor atau jajarannya atau bisa juga dekan atau jajarannya. Sebagai tuan rumah adalah gubernur atau jajarannya.

So, sudah berapa orang untuk satu rombongan? Ingat, masing-masing orang perlu akomodasi sendiri-sendiri.

2. Bagaimana kita menghubungi mereka?

Kontak pejabat tentu tidak banyak tersebar. Yang justru penting adalah kontak ajudannya, karena ajudan tahu segala jadwal. Sehingga kita harus mengomunikasikan semua hal terkat acara kepada ajudan. Nah, kontak ajudannya ini dapat kita peroleh dari bagian humas dan keprotokolan UGM. Mereka selalu update kontak ajudan pejabat. Selanjutnya, kirim surat permohonan ke pejabat yang akan diundang. Dalam beberapa hal, perlu surat pengantar dari rektorat atau dekanat untuk bisa tembus ke instansi yang dimaksud.

3. Dimana lokasi acaranya?

Pertimbangkan jarak lokasi dari bandara yaa. Tempat acara dihindarkan dari segala macam rintangan teknis bahkan sekecil krikil di jalan yang akan dilalui tamu kehormatan. Jangan lupa siapkan rekomendasi tempat lain yang bisa dikunjungi seusai acara kita, misal keraton, pusat oleh-oleh dll.

4. Kapan mengadakan acaranya?

Sebisa mungkin cari timing yang pas. Misalkan pejabat tersebut ada agenda lain di lokasi yang tidak jauh dari acara kita, maka kemungkinan pejabat tersebut untuk hadir lebih besar. Soalnya, pejabat jarang menganggarkan waktu khusus ke suatu tempat dalam waktu yang singkat. Uang negara bro, masa dihambur-hamburkan.

5. Bagaimana akomodasinya?

Misal nih pejabat datang ke bandara pake pesawat gitu kan. Nah untuk arrivalnya, mereka harus dimasukkan dalam VIP lounge. Why should be VIP lounge? Sekali lagi ini standar pelayanan. VIP lounge ini tidak gratis, teman. Dan ini berlaku pada arrival dan departurenya. LO diusahakan datang ke VIP lounge satu jam sebelum arrival. Kenapa? Karena VIP lounge ini bayar mahal, dan biasanya tamu tidak berlama-lama disini. So, panitia memanfaatkan fasilitas dan konsumsi yang ada sebaik mungkin. Habis dari VIP lounge, biasanya mereka jalan ke lokasi dengan mobil khusus. Standarnya BMW, atau Alphard, atau Mercy. Kecepatan jalan mereka diatur sedemikian rupa untuk bisa sampai di lokasi. Sebagai pengaman jalan, rombongan ini dikawal oleh voorijder (baca tentang voorijder di prosedur pengamanan). Di tempat kegiatan, perlu disiapkan ruang transit yang digunakan untuk istirahat sebelum memasuki ruang acara. Ruang transit diusahakan sedekat mungkin dengan ruang acara, sehingga tidak membuat kelelahan tamu. Jika tidak ada ruang yang memungkinkan untuk ditempati di sekitar ruang acara, maka panitia harus menyiapkan ruang transit portable. Ruang transit portable ini harus dilengkapi dengan air conditioner dan peralatan standar untuk kenyamanan ruang.

6. Bagaimana pengamanannya?

Pengamanan di jalan dengan voorijder tadi, panitia siapkan sendiri. Bagaimana cara meminta pengawalan voorijder? Panitia menghubungi SKKK UGM, kemudian SKKK akan menghubungi Polda DIY, dan Polda DIY yang akan menyiapkan voorijder. Perlu diketahui juga, urusan voorijder ini akan menjadi rumit jika kunjungan pejabat dilanjutkan dengan perjalanan darat ke provinsi lain. Missal nih, dari Jogja mau ke Magelang. Nah disini, kita juga perlu menghubungi Polda Jateng untuk menyiapkan voorijder. Karena voorijder hanya bekerja di wilayah provinsi. Dan voorijder ini tidak gratis lho. Selain pengamanan di perjalanan, perlu juga disiapkan pasukan polisi, snipper, pejinak bahan peledak (jihandak), meriam, dan tentu saja pasukan pengaman presiden (paspampres) untuk mengamankan lokasi acara. Pasukan-pasukan ini tahu dimana mereka harus menempatkan diri, sehingga keberadannya selama acara tidak diketahui orang banyak.

7. Bagaimana konsumsinya?

Hal paling penting untuk diketahui adalah pantangan makanan para pejabat. Jangan sampai kita menghidangkan sesuatu yang justru menjadi pantangan mereka. Jika perlu, tanyakan makanan kesukaan kepada ajudan dan sajikan dalam perjamuan acara. Untuk keamanan, semua makanan perlu dicek sebanyak tiga tingkatan food security. Ingat kan tadi tempat-tempat yang dilewati tamu dari bandara ke lokasi? Masuk ke VIP lounge, naik kendaraan, ruang transit, tempat acara. Nah, itu semua perlu disediakan konsumsi untuk seluruh rombongan, baik makan besar atau coffee break. Oh ya, pasukan keamanan yang terdiri dari puluhan polisi, paspampres, snipper, jihandak dll tadi juga harus dapat konsumsi lho.

8. Bagaimana pengaturan acaranya?

Ruangan acara diatur dengan susunan kursi sesuai dengan tujuan, entah berbentuk U, atau O, atau baris biasa. Jika berbentuk baris, maka kursi pejabat tertinggi diusahakan berada di depan tengah barisan. Kursi barisan depan diisi oleh tamu berupa pejabat birokrasi (VIP/very important person) dan orang kehormatan lokal (VIC/very important citizen). Baris kedua dari depan sengaja dikosongkan untuk ajudan tamu. Baru kemudian, baris ketiga boleh diisi oleh audiens. Sesuaikan juga dengan kapasitas ruangan dan jumlah undangan. Setelah 70% audiens hadir di ruang acara, baru persilakan pejabat tertinggi untuk memasuki ruangan. Begitu pejabat tertinggi menempatkan diri di kursi masing-masing, acara langsung dibuka oleh MC. Sambutan pejabat diusahakan sedikit orang saja tapi representatif dan singkat. Sebelum masuk ke inti acara, beri kesempatan coffee break agar tamu undangan yang terburu ada agenda lain bisa meninggalkan acara tanpa mengganggu jalan acara.

9. Bagaimana keuangannya?

Bayangin dong, berapa orang yang terlibat dari pihak tamu, berapa tempat yang disinggahi, dan pelayanan di masing-masing pihak yang terlibat. Mulai VIP lounge, pengawalan voorijder, sewa kendaraan penjemput, akomodasi ruang transit, akomodasi gedung acara, pasukan keamanan, dan semuanya itu memerlukan konsumsi. Sebenarnya, hal ini sudah masuk dalam tata cara keprotokolan negara dan harusnya dibiayai negara. Namun, penulis belum menemukan informasi bagaimana cara mengajukan pendanaan untuk acara seperti ini.

Semoga selalu ada jalan bagi kawan-kawan mahasiswa 🙂

Sumber: Pematerian Keprotokolan SP2KM UGM 2017